• Протоколи профспілкових зборів, конференцій, засідань профспілко-вих комітетів та їх президій оформляються на спеціальному бланку або на чис-тому аркуші паперу з відтворенням постійних реквізитів: найменування профспілки, первинної профспілкової організації, профспілкового комітету, місце складання протоколу, назва виду документа — “ПРОТОКОЛ” (див. До-датки 6 — 9).
• Заголовок протоколу зсідання колегіального органу, комісії повинен гра-матично узгоджуватись із назвою “Протокол” і писатися з малої літери.
• Текст протоколу складається із вступної та основної частин.

У ВСТУПНІЙ частині протоколу зазначаються:

прізвища та ініціали присутніх на засіданні членів колегіального органу (в алфавітному порядку);
прізвища, ініціали та посади запрошених осіб (якщо кількість запрошених перевищує 15 осіб, то до протоколу додається їх список, а в протоколі робиться узагальнюючий запис, наприклад: “Запрошені: голови цехових профорганізацій, профгрупорги, голови комісій — усього 31 чол. (список додається)”);
кількість членів профспілки і кількість присутніх (для зборів);
кількість обраних делегатів і кількість присутніх із них (для конференції);
прізвища, ініціали голови та секретаря зборів, конференції (або склад пре¬зидії із зазначенням головуючого чи головуючих);
порядок денний.
Питання порядку денного формулюються в називному відмінку, напри-клад: “Розгляд проекту плану роботи профкому на перше півріччя 2000 року”. Як- що питань порядку денного декілька, то вони нумеруються.
• Основна частина протоколу складається з розділів, що відповідають пунктам порядку денного. Розділи нумеруються і будуються за схемою: СЛУ-ХАЛИ-ВИСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ (або УХВАЛИЛИ). Ці слова друкують від межі лівого берега великими літерами. Прізвища та ініціали доповідачів і виступаючих, а при необхідності і їхні посади друкуються з наступного рядка і з абзацу. Допускається підкреслення їх.
Якщо доповідь, звіт не наводяться в тексті протоколу, а додаються до нього, то після прізвища доповідача через тире робиться запис: “Текст доповіді на______ аркушах додається”.
Тексти виступів наводяться в протоколі у формі прямої мови, наприклад: ВИСТУПИЛИ;
Мироненко В.В. (профгрупорг ремонтної дільниці №5) — Члени нашої профгру-пи внесли пропозиції щодо поліпшення діяльності профкому. Я пропоную…
• Заголовок постанови, що приймається за підсумками обговорення питання порядку денного і яка друкується на окремому бланку (аркуші паперу), має, як правило, формулюватися у вигляді відповіді на запитання “про що?”, наприклад: “Про схвалення проекту плану роботи профкому…” або: “Про затвер¬дження плану роботи профкому…” (зразок постанови див. у додатку 10).
• Текст постанови може додаватися до протоколу. У цьому випадку в розділі “ПОСТАНОВИЛИ” зазначається: “Постанова на аркушах додається “.
•. Якщо постановою профкому, зборів, конференції затверджується якийсь документ, то він додається до протоколу із зазначенням на ньому гри¬фа затвердження.
• Якщо один із пунктів затвердженого порядку денного не розглядався на засіданні профкому, зборах, конференції, це фіксується в протоколі із зазначенням причини.
• Протокол повинен мати номер, який є порядковим номером зборів, засідання профкому, президії профкому. Нумерація протоколів ведеться в межах періоду повноважень відповідного колегіального органу.
• Протоколи та постанови зборів, конференції, що до них додаються, підписуються головою і секретарем зборів, конференції. У випадку обрання президії зборів, конференції їх протоколи і постанови підписуються головуючим. Якщо головуючих було декілька, такі документи підписуються одним із них (за рішенням президії зборів, конференції). Протокол засідання профкому підписується особою, яка головувала на засіданні, із зазначенням посади. Підпис головуючого у протоколі завіряється печаткою первинної профспілкової організації.
• Із питань, які профком (його президія) розглядає спільно з адміністрацією підприємства, установи, приймається постанова, яка оформ-
ляється не на бланку, а на чистому аркуші паперу. Номер постанови складається з двох частин, одна з яких визначається профкомом, а друга —службою діловодства підприємства, установи, наприклад, № 13-4/171, де 13-4 – це номер, визначений профкомом, а 171 – номер, визначений службою діловодст¬ва установи згідно з журналом (карткою) реєстрації наказів (розпоряджень) керівництва установи (підприємства).
• Із питань оперативного характеру, коли неможливо терміново зібрати членів профкому на засідання, постанови профкому можуть прийматися шляхом опитувального голосування (у робочому порядку, без обговорення). У цьому випадку проект постанови повинен мати таку кількість віз членів профкому, яка б відповідала встановленій статутом кількості членів профкому, за якої він правомочний приймати рішення. Результати опитувального голосування оформлюються у зведену відомість, яка разом із проектом постанови з візами членів профкому додається до протоколу, де фіксується постанова, прийнята шляхом опитувального голосування.
Опитувальне голосування не може застосовуватися щодо надання згоди на звільнення члена профспілки з ініціативи роботодавця та в інших випадках, коли згідно із законом чи статутом передбачена участь у засіданні працівника.
• Постановам, прийнятим між засіданнями профкому шляхом опитувального голосування, присвоюється номер, який складається із чергового номера протоколу і порядкового номера питання з доданням до цифрового індексу букви “г” (“голосування”), наприклад: №3-5г, де 3 – номер чергового протоколу, а 5г — це п’ята по порядку постанова, прийнята опитувальним голосуванням між другим і третім засіданнями профкому.
• Після підписання такі постанови реєструються в спеціальному переліку за формою:
ПЕРЕЛІК постанов, прийнятих профкомом шляхом опитувального голосування у період з
08.04.2005 по 18.04.2005 (до протоколу засідання профкому №3)
Індекс постанови Дата підписання Короткий
зміст Ким підписано Кількість сторінок
№ 3-1г 09.04.2005 Про… 2
№ 3-2г 15.04.2005 Про… 1
№ З-Зг 18.04.2005 Про… 1

• Після записів, що стосуються засідання профкому та прийнятих ним постанов, у протоколі фіксуються постанови, прийняті профкомом шляхом опитувального голосування в період між засіданнями.
• Самі постанови з додатками і з документальним підтвердженням результатів голосування формуються у справу разом із протоколом після останньої сторінки протоколу засідання (у наведеному прикладі — після протоколу № 3).
• При потребі складається витяг із ПРОТОКОЛУ (див. додаток 11).
• При розмноженні постанов засобами копіювання і розмноження підпис головуючого може не відтворюватись, а для засвідчення копій при цьому проставляється печатка первинної профспілкової організації.
• При виготовленні й оформленні печатки і штампів необхідно керува¬тися Інструкцією про порядок видачі міністерствам та іншим центральним органам виконавчої влади, підприємствам, установам, організаціям, гос¬подарським об’єднанням та громадянам дозволів на право відкриття та функціонування штемпельно-граверних майстерень, виготовлення печаток і штампів, а також порядок видачі дозволів на оформлення замовлень на виготовлення печаток і штампів”, затвердженою наказом Міністерст¬ва внутрішніх справ України від 11.01.99 № 17 (в редакції від 07.09.2005).
• Відповідно до цієї Інструкції основна проста печатка (без зображення Державного герба) виготовляється круглою або трикутною (трикутна печатка виготовляється для організації, яка не має рахунку в установах банку).
• Напис на печатці повинен відповідати назві первинної профспілкової організації, зазначеній у свідоцтві про державну реєстрацію юридичної особи (внесення до Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців (ЄДР).
Крім власної назви первинної профспілкової організації як юридичної особи, рекомендується зазначати по зовнішньому колу печатки назву профспілки, до складу якої вона входить як організаційна ланка.
• На печатках кожний напис зазначається українською або одночасно українською і російською мовами.
• На печатках зазначається ідентифікаційний код юридичної особи та місцезнаходження (місто, селище міського типу, село) юридичної особи.

• Інструкцією встановлено такі розміри печаток:
– печатка круглої форми з текстом однією мовою — діаметром 38-40мм;
– печатка круглої форми з текстом двома мовами — діаметром 40-45 мм;
– трикутна печатка — розмір сторони 45 х 45 мм.
• Щодо розміщення написів у межах кола печатки визначеного розміру, то Інструкцією вимог не встановлено, а тому це визначається замовником печатки.
Можливість використання на печатках первинних профспілкових організацій емблеми профспілки, до складу якої вони входять, повинна визначатися статутом цієї профспілки.
• Зразки печаток та штампів для первинних профспілкових організацій (у тому числі їх описи) можуть з метою їх уніфікації затверджуватися профспілковим органом вищого рівня.