RSS Карта сайта

Сайт ППДУ » Допомога профактиву » Рекомендації дiловодство » Номенклатура справ первинної профспілкової організації

Номенклатура справ первинної профспілкової організації

Номенклатура справ
первинної профспілкової організації.

Формування справ

• Щорічно до 15 грудня складається за встановленою архівними орга­нами формою номенклатура справ (див. додаток 22). Примірні номенкла­тура справ первинної профспілкової організації та перелік справ цехової профспілкової організації подаються у додатках 23, 24.

• При складанні номенклатури справ слід керуватися Переліком типо­вих документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із за­значенням термінів їх зберігання, затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 ро­ку № 41 і опублікованим в “Офіційному віснику України” від 8 жовтня 1998 року № 38. Вибірково Перелік було наведено в газеті “Все про бухгалтерсь­кий облік” від 5 листопада 1998 року № 102 (спецвипуск 17). До цього Пе­реліку наказами Державного комітету архівів України від 23.10.2001 № 82 і від 26.11.2001   № 93 було внесено зміни.

• Номенклатура справ складається у 2 – 3 примірниках, погоджується з керівником архіву (особою, відповідальною за архів) підприємства, уста­нови, до якого первинна профспілкова організація передає свої докумен­ти, і затверджується постановою профкому чи головою первинної профспілкової організації. Перший примірник номенклатури зберігається у профкомі як обліковий документ, а другий передається службі діловодст­ва підприємства чи установи для включення її до зведеної номенклатури справ окремим розділом, третій — архіву підприємства, установи, якщо до­кументи передаються до цього архіву.

• Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати номер(індекс). Він може складатися з цифрового індексу, який присвоєно пер­винній профспілковій організації службою діловодства підприємства, ус­танови, та порядкового номера справи, наприклад: 19-05, де 19 — індекспервинної профспілкової організації, а 05 — порядковий номер справи заноменклатурою первинної профспілкової організації.

Після виконання документи групуються у справи, яким даються найме­нування (заголовки), що у стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Заголовок справи складається з назви виду справи (листування, журнал) або різновиду документів (протоколи, поста-

 нови), назви організації, до якої адресовано або від якої одержано докумен­ти (обком профспілки, райдержадміністрація тощо), короткого змісту доку­ментів справи (з питань економічного захисту трудящих; організаційної ро­боти), періоду, до якого належать документи (перше півріччя 2005 року, третій квартал 2005 року). До складу заголовка може входити також вказівка на копійність документів справи. Може формуватися окрема справа з копіями постанов профкому для повсякденної роботи. У цьому випадку після заголовка справи робиться помітка “копії”, наприклад: “По­станови профспілкового комітету: копії”.

У заголовках справ із листування зазначається кореспондент і короткий зміст, наприклад: “Листування з обласним комітетом Профспілки працівників зв’язку про проведення звітно-виборної кампанії у первинній профспілковій організації”.

Порядок розміщення заголовків справ у номенклатурі визначається ступенем важливості документів, що входять до справи. Як правило, пер­шою розміщується група справ, що включає організаційно-розпорядчі до­кументи (постанови) органів вищого рівня (Центрального, обласного комітетів профспілки), а далі йде група справ із документами первинної профспілкової організації (протоколи зборів (конференцій), засідань профкому, комісій тощо).

Протоколи зборів первинної профспілкової організації, засідань проф­кому формуються в справи у хронологічному порядку і за номерами протя­гом календарного року (незалежно від загальної нумерації протоколів у ме­жах періоду повноважень колегіального органу).

Заяви членів профспілки про надання допомоги, довідки про їхній ма­теріальний стан формуються в окрему справу (а не разом із протоколами засідань, на яких вони розглядалися).

  • • Номенклатура справ разом із підсумковим записом формується і зберігається в діловодстві як окрема справа і передається до архіву підприємства, установи разом із документами первинної профспілкової організації за відповідний рік.
  • • Документи постійного і тимчасового термінів зберігання формують­ся у справи окремо.

Якщо у профорганізації є штатні працівники (наприклад, голова пер­винної профспілкової організації , бібліотекар, бухгалтер тощо), то їхні особові рахунки систематизуються у межах року в алфавітному порядку за прізвищами.

• По закінченні року в номенклатурі справ робиться підсумковий запис

про кількість справ, які утворилися в діяльності первинної профспілкової

організації протягом року.

Додаток І

 Примірна номенклатура справ первинної профспілкової організації

Найменування первинної профспілкової організації

ЗАТВЕРДЖЕНО

         Постанова профкому

від                           № _

 

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

№______

На____________ рік

 


 

Ін­декс спра­ви

Заголовок справи

Кіль­кість томів

Термін зберігання

Примітки
в організаціях, у діяльності яких створюють документи НАФ в організаціях, у діяльності яких не створюють документи НАФ
1 2. 3 4 5 6
Організаційна робота
01 Документи, пов’язані з легалізацією первин­ної профспілкової організації та набуття нею статусу юридичної особи (копія свідоцтва про легалізацію проф­спілки, рішення орга­ну профспілки вищого рівня про її належність до профспілки, пові­домлення територіаль­ного органу Міністер­ства юстиції, свідоцтво про державну реєстра­цію юридичної особи тощо) Постійно. Ст. 31,35, 1216 До лікві­дації орга­нізації
02 Статут, положення, якими керується пер­винна профспілкова організація (копії) Постій­но*.Ст. 28, 30 До лікві­дації орга­нізації * Надіслані до відома — 1 рік після заміни но­вими
03 Протоколи профспіл­кових зборів, конфе­ренцій та документи до них Постійно.Ст. 1220 До лікві­дації орга­нізації
04 Протоколи засідань профспілкового ко­мітету та документи до них Постійно.Ст. 1227а 10 років У первин­них органі­заціях —10 років
05 Протоколи засідань президії профспілко­вого комітету та доку­менти до них Постійно.Ст. 1225 До лікві­дації орга­нізації * Справа заводиться за наявнос­ті президії профкому
06 Документи (постано­ви, стенограми тощо) профспілкових орга­нів вищого рівня Постійно.Ст. 1225 До лікві­дації орга­нізації Можливе формуван­ня декіль­кох справ із напрямів діяльності
07 Плани реалізації критичних зауважень і пропозицій, вислов­лених на звітно-ви­борних зборах, конфе­ренціях та документи щодо їх виконання Постійно.Ст. 1218 10 років
08 Плани роботи, плани проведення заходів профкому (копії) 1 рік* .Ст. 1219 1 рік* * Оригіна­ли зберіга­ються при протоколах
09 Колективні договори: Постійно.Ст. 395а.

Ст. 394а

До лікві­дації ор­ганізації До заміни новими
10 Статистичні звіти профкому з питань профспілкової роботи (річні) Постійно.Ст. 302б Постійно
11 Протоколи засідань ревізійної комісії пер­винної профспілкової організації та доку­менти до них 5 років ЕПК.Ст. 1223 5 років
12 Бюлетені для таєм­ного голосування по виборах керівних ор­ганів профорганізації На період строку повно­важень.Ст. 1222 На період строку повнова­жень
13 Документи постійних комісій профкому (протоколи засідань, плани роботи, довід­ки тощо) Постій­но *Ст. 1227а 10 років * На кожну комісію заводятьокрему справу
14 Документи про на­дання матеріальної допомоги членам профспілки (заяви, витяги з протоколів, довідки, листування) 3 роки.Ст. 1245 З роки
15 Заяви про прийняття до лав профспілки 3 роки*Ст. 1237 3 роки* * Після вибуття з членів гро­мадської організації
16 Заяви членів проф­спілки про згоду на перерахування член­ських профспілкових внесків бухгалтерією підприємства, уста­нови 3 роки*Ст. 1237 3 роки* * Після вибуття з членів гро­мадської організації
17 Облікові картки чле­нів профспілки До зняття з обліку*Ст. 1251 До зняття з обліку* * Або 1 рік після знят­тя з обліку
18 Листування з проф­спілковими органами вищого рівня з питань діяльності профорга­нізації 3 роки*Ст. 1248 3 роки * Можливе форму­вання декількох справ за напрямами діяльності
19 Листування з інши­ми організаціями, установами з питань діяльності профорга­нізації 3 роки*Ст. 1248 3 роки* * Можливе форму­вання декількох справ за напрямами діяльності
20 Звернення членів профспілки та до­кументи стосовно ви­рішення порушених у них питань (пропози­ції, заяви, скарги) 5 років*Ст. 82б 5 років* * Пропо­зиції сто­совно сут­тєвих змін у діяльності організації зберігають­ся постійно
21 Заявки на одержання бланків квитків члена профспілки і звіти про кількість отрима­них і використаних бланків профквитків 3 роки*Ст. 1237, 1239 3 роки* * Після вибуття з членів гро­мадської організації
22 Книги (журнали) облі­ку видачі та розсилан­ня бланків членських квитків, акти на зни­щення членських квит­ків і облікових карток 3 роки.Ст. 1252 З роки
23 Журнал (картотека) реєстрації вхідних до­кументів 3 роки.Ст. 122 З роки
24 Журнал (картотека) реєстрації вихідних документів 3 роки.Ст. 122 З роки
25 Журнал (картотека) реєстрації пропози­цій, заяв і скарг чле­нів профспілки 5 років.Ст. 124 5 років
26 Журнал (картотека) реєстрації особистого прийому членів проф­спілки 3 роки.Ст. 125 З роки
27 Журнал обліку і вида­чі печаток і штампів 3 роки.Ст. 1034 З роки
28 Списки членів проф­кому, ревкомісії, активу 75 років.Ст. 1238 75 років
29 Номенклатура справ первинної профспіл­кової організації Постійно.Ст. 111а До заміни новою
30 Описи справ профор­ганізації, переданих до відомчого архіву (архіву підприємства, установи) 3 роки.*Ст. 137б 3 роки* * Після знищення справ
31 Акт приймання-пере-давання документів у разі зміни голови пер­винної профспілкової організації Постійно.Ст. 45а До лікві­дації орга­нізації
Бухгалтерський облік
32 Інструкції, вказівки, листи з питань фінан­сової роботи, бухгал­терського обліку та звітності До заміни новими.Ст. 20б До заміни новими
33 Кошториси прибут­кові та видаткові та розрахунки до них (річні) Постій­но* Ст. 193а 10 років* * За місцем розроблен­ня в інших організаці­ях — доки не мине потреба
34 Штатні розписи та переліки змін до них Постійно.Ст. 37а 75 років
35 Річні фінансові звіти Постійно.Ст. 3116 До лікві­дації орга­нізації
36 Звіти з напря­мів фінансово-господарської діяль­ності профорганізації (квартальні) 3 роки*Ст. 31 їв 3 роки* * За від­сутності річних — до ліквідації організації
37 Касові, меморіальні, банківські документи з усіма додатками до них (рахунки, наклад­ні, квитанції, акти, доручення, договори, авансові звіти тощо) 3 роки.*Ст. 336 3 роки* * За умови завершення перевірки держав­ними по­датковими органами, а також проведення ревізії
38 Журнал реєстрації банківських доручень 3 роки*Ст. 352г 3 роки* * Те саме
39 Журнал реєстра­ції прибутково-видаткових докумен­тів 3 роки*Ст. 352г 3 роки* * Те саме
40 Книги матеріально-господарського обліку профорганізацій і під­відомчих організацій 3 роки*Ст. 352в 3 роки* * Те саме
41 Довіреності на одер­жання грошових сум і товарно-матеріальних цінностей З роки*Ст. 319 3 роки* * Те саме
42 Головна книга (Журнал-головна) 3 роки*Ст. 351 3 роки * Те саме
43 Акти ревізій фінан­сово-господарської діяльності профорга­нізацій, податкових та інших перевірок, документи до них (до­відки, доповідні за­писки тощо) 5 років.Ст. 341 5 років
44 Листування про фі­нансово-господарську діяльність (про облік фондів, про прийман­ня, передавання, спи­сання матеріальних цінностей тощо) 3 роки.Ст. 349 З роки
45 Особові рахунки (роз­рахункові відомості) штатних працівників профорганізації (відо­мості на видачу заро­бітної плати) 75 років.Ст. 317а 75 років

 


У разі наявності у первинній профспілковій організації штатних пра¬цівників у номенклатурі також передбачаються такі справи з кадрового діловодства:

Перелік справ Термін зберігання
Постанови при прийняття, переведення, звільнення, сумісництво працівників, про матеріальну допомогу 75 років. Ст. 166
Посадові інструкції працівників Постійно* Ст. 42а
Особові справи працівників 75 років. Ст. 493в (керівників — постійно)
Особові справи працівників, яких звіль­нено 75 років. Ст. 493в
Особові картки (Форма П-2) 75 років. Ст. 499
Трудові книжки До запитання, не затребувані — не менш як 50 років. Ст. 508


 

_____________________________________________

Примітки  до  номенклатури  справ

  1. Строки зберігання документів (графа 3) встановлені відповідно до Пере­ліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із за­значенням термінів їх зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 та зареєстрованого Міністерством юстиції Украї­ни як нормативно-правовий акт 17.04.2012 за № 571/20884.
  2. Позначка «ЕПК» (експертно-перевірна комісія) означає, що частина таких документів може мати науково-історичне значення і в установленому порядку повинна передаватися до державного архіву (за рішенням експертно-перевірної комісії державного архіву).
  3. Документи, зазначені в примірній номенклатурі справ під № 37, 38, 39. 40, 41, 42, згідно з п. 2.11 Вказівок до Переліку типових документів, можуть зни­щуватися за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а також проведення ревізії.

У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ такі документі: зберігаються до ухвалення остаточного рішення.

4. Строк зберігання документів, які пов’язані із соціальним захистом громадян і можуть бути використані для підтвердження прав громадян на виплату пенсій, різних видів матеріальної допомоги та компенсацій, наприклад особові справи, розрахунково-платіжні відомості працівників, документи про надання

грошової допомоги, щодо обрання на посади тощо тепер зберігатимуться 75 ро­ків без урахування віку працівника на момент його звільнення, як це було визначено Переліком 1998 року.

Додаток 2

 

Примірний перелік справ цехової профспілкової організації

 

№ з/п Перелік справ Строк зберігання Примітки
1 Постанови зборів пер­винної профорганізації, профспілкового коміте­ту (копії) Доки не мине потреба
2 Протоколи зборів цехо­вої профорганізації та документи до них Доки не мине потреба
3 Протоколи засідань цехового комітету та до­кументи до них Доки не мине потреба
4 Документи комісій це­хового комітету (проф­бюро) 5 років Справи можуть заводити окремо на кожну комісію
5 Облікові картки членів профспілки До зняття з обліку У разі надання цехкому права ведення обліку чле­нів профспілки
6 Акти про знищення об­лікових карток З роки


 

Примітка. Профгрупорги, як правило, ведуть діловодство у щоденнику, який може містити такі розділи:

  1. Список членів профгрупи (із зазначенням необхідних біографічних та інших даних).
  2. Список керівництва та активу профгрупи.
  3. Плани роботи.
  4. Виконання пропозицій та зауважень, висловлених на зборах.
  5. Виконання рішень зборів профгрупи й профкому.
  6. Протоколи зборів профгрупи (зазначають дату проведення, поря­док денний, прізвища виступаючих і прийняті рішення).
  7. Облік доручень членам профгрупи.
  8. Облік заходів, проведених у профгрупі.
  9. Список дітей дошкільного та шкільного віку членів профгрупи.
  10. Оздоровлення та відпочинок членів профгрупи та їхніх дітей.
  11. Облік заохочень членів профгрупи.
  12. Надання матеріальної допомоги членам профгрупи.

Профгрупорг веде цей щоденник і зберігає його впродовж усього звітного періоду, після чого передає його новообраному профгрупоргу.