Номенклатура справ
первинної профспілкової організації.
Формування справ
• Щорічно до 15 грудня складається за встановленою архівними органами формою номенклатура справ (див. додаток 22). Примірні номенклатура справ первинної профспілкової організації та перелік справ цехової профспілкової організації подаються у додатках 23, 24.
• При складанні номенклатури справ слід керуватися Переліком типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів їх зберігання, затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 року № 41 і опублікованим в “Офіційному віснику України” від 8 жовтня 1998 року № 38. Вибірково Перелік було наведено в газеті “Все про бухгалтерський облік” від 5 листопада 1998 року № 102 (спецвипуск 17). До цього Переліку наказами Державного комітету архівів України від 23.10.2001 № 82 і від 26.11.2001 № 93 було внесено зміни.
• Номенклатура справ складається у 2 – 3 примірниках, погоджується з керівником архіву (особою, відповідальною за архів) підприємства, установи, до якого первинна профспілкова організація передає свої документи, і затверджується постановою профкому чи головою первинної профспілкової організації. Перший примірник номенклатури зберігається у профкомі як обліковий документ, а другий передається службі діловодства підприємства чи установи для включення її до зведеної номенклатури справ окремим розділом, третій — архіву підприємства, установи, якщо документи передаються до цього архіву.
• Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати номер(індекс). Він може складатися з цифрового індексу, який присвоєно первинній профспілковій організації службою діловодства підприємства, установи, та порядкового номера справи, наприклад: 19-05, де 19 — індекспервинної профспілкової організації, а 05 — порядковий номер справи заноменклатурою первинної профспілкової організації.
Після виконання документи групуються у справи, яким даються найменування (заголовки), що у стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Заголовок справи складається з назви виду справи (листування, журнал) або різновиду документів (протоколи, поста-
нови), назви організації, до якої адресовано або від якої одержано документи (обком профспілки, райдержадміністрація тощо), короткого змісту документів справи (з питань економічного захисту трудящих; організаційної роботи), періоду, до якого належать документи (перше півріччя 2005 року, третій квартал 2005 року). До складу заголовка може входити також вказівка на копійність документів справи. Може формуватися окрема справа з копіями постанов профкому для повсякденної роботи. У цьому випадку після заголовка справи робиться помітка “копії”, наприклад: “Постанови профспілкового комітету: копії”.
У заголовках справ із листування зазначається кореспондент і короткий зміст, наприклад: “Листування з обласним комітетом Профспілки працівників зв’язку про проведення звітно-виборної кампанії у первинній профспілковій організації”.
Порядок розміщення заголовків справ у номенклатурі визначається ступенем важливості документів, що входять до справи. Як правило, першою розміщується група справ, що включає організаційно-розпорядчі документи (постанови) органів вищого рівня (Центрального, обласного комітетів профспілки), а далі йде група справ із документами первинної профспілкової організації (протоколи зборів (конференцій), засідань профкому, комісій тощо).
Протоколи зборів первинної профспілкової організації, засідань профкому формуються в справи у хронологічному порядку і за номерами протягом календарного року (незалежно від загальної нумерації протоколів у межах періоду повноважень колегіального органу).
Заяви членів профспілки про надання допомоги, довідки про їхній матеріальний стан формуються в окрему справу (а не разом із протоколами засідань, на яких вони розглядалися).
- • Номенклатура справ разом із підсумковим записом формується і зберігається в діловодстві як окрема справа і передається до архіву підприємства, установи разом із документами первинної профспілкової організації за відповідний рік.
- • Документи постійного і тимчасового термінів зберігання формуються у справи окремо.
Якщо у профорганізації є штатні працівники (наприклад, голова первинної профспілкової організації , бібліотекар, бухгалтер тощо), то їхні особові рахунки систематизуються у межах року в алфавітному порядку за прізвищами.
• По закінченні року в номенклатурі справ робиться підсумковий запис
про кількість справ, які утворилися в діяльності первинної профспілкової
організації протягом року.
Додаток І
Примірна номенклатура справ первинної профспілкової організації
Найменування первинної профспілкової організації
ЗАТВЕРДЖЕНО
Постанова профкому
від № _
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
№______
На____________ рік
| Індекс справи |
Заголовок справи |
Кількість томів |
Термін зберігання |
Примітки | |||||
| в організаціях, у діяльності яких створюють документи НАФ | в організаціях, у діяльності яких не створюють документи НАФ | ||||||||
| 1 | 2. | 3 | 4 | 5 | 6 | ||||
| Організаційна робота | |||||||||
| 01 | Документи, пов’язані з легалізацією первинної профспілкової організації та набуття нею статусу юридичної особи (копія свідоцтва про легалізацію профспілки, рішення органу профспілки вищого рівня про її належність до профспілки, повідомлення територіального органу Міністерства юстиції, свідоцтво про державну реєстрацію юридичної особи тощо) | Постійно. Ст. 31,35, 1216 | До ліквідації організації | ||||||
| 02 | Статут, положення, якими керується первинна профспілкова організація (копії) | Постійно*.Ст. 28, 30 | До ліквідації організації | * Надіслані до відома — 1 рік після заміни новими | |||||
| 03 | Протоколи профспілкових зборів, конференцій та документи до них | Постійно.Ст. 1220 | До ліквідації організації | ||||||
| 04 | Протоколи засідань профспілкового комітету та документи до них | Постійно.Ст. 1227а | 10 років | У первинних організаціях —10 років | |||||
| 05 | Протоколи засідань президії профспілкового комітету та документи до них | Постійно.Ст. 1225 | До ліквідації організації | * Справа заводиться за наявності президії профкому | |||||
| 06 | Документи (постанови, стенограми тощо) профспілкових органів вищого рівня | Постійно.Ст. 1225 | До ліквідації організації | Можливе формування декількох справ із напрямів діяльності | |||||
| 07 | Плани реалізації критичних зауважень і пропозицій, висловлених на звітно-виборних зборах, конференціях та документи щодо їх виконання | Постійно.Ст. 1218 | 10 років | ||||||
| 08 | Плани роботи, плани проведення заходів профкому (копії) | 1 рік* .Ст. 1219 | 1 рік* | * Оригінали зберігаються при протоколах | |||||
| 09 | Колективні договори: | Постійно.Ст. 395а.
Ст. 394а |
До ліквідації організації До заміни новими | ||||||
| 10 | Статистичні звіти профкому з питань профспілкової роботи (річні) | Постійно.Ст. 302б | Постійно | ||||||
| 11 | Протоколи засідань ревізійної комісії первинної профспілкової організації та документи до них | 5 років ЕПК.Ст. 1223 | 5 років | ||||||
| 12 | Бюлетені для таємного голосування по виборах керівних органів профорганізації | На період строку повноважень.Ст. 1222 | На період строку повноважень | ||||||
| 13 | Документи постійних комісій профкому (протоколи засідань, плани роботи, довідки тощо) | Постійно *Ст. 1227а | 10 років | * На кожну комісію заводятьокрему справу | |||||
| 14 | Документи про надання матеріальної допомоги членам профспілки (заяви, витяги з протоколів, довідки, листування) | 3 роки.Ст. 1245 | З роки | ||||||
| 15 | Заяви про прийняття до лав профспілки | 3 роки*Ст. 1237 | 3 роки* | * Після вибуття з членів громадської організації | |||||
| 16 | Заяви членів профспілки про згоду на перерахування членських профспілкових внесків бухгалтерією підприємства, установи | 3 роки*Ст. 1237 | 3 роки* | * Після вибуття з членів громадської організації | |||||
| 17 | Облікові картки членів профспілки | До зняття з обліку*Ст. 1251 | До зняття з обліку* | * Або 1 рік після зняття з обліку | |||||
| 18 | Листування з профспілковими органами вищого рівня з питань діяльності профорганізації | 3 роки*Ст. 1248 | 3 роки | * Можливе формування декількох справ за напрямами діяльності | |||||
| 19 | Листування з іншими організаціями, установами з питань діяльності профорганізації | 3 роки*Ст. 1248 | 3 роки* | * Можливе формування декількох справ за напрямами діяльності | |||||
| 20 | Звернення членів профспілки та документи стосовно вирішення порушених у них питань (пропозиції, заяви, скарги) | 5 років*Ст. 82б | 5 років* | * Пропозиції стосовно суттєвих змін у діяльності організації зберігаються постійно | |||||
| 21 | Заявки на одержання бланків квитків члена профспілки і звіти про кількість отриманих і використаних бланків профквитків | 3 роки*Ст. 1237, 1239 | 3 роки* | * Після вибуття з членів громадської організації | |||||
| 22 | Книги (журнали) обліку видачі та розсилання бланків членських квитків, акти на знищення членських квитків і облікових карток | 3 роки.Ст. 1252 | З роки | ||||||
| 23 | Журнал (картотека) реєстрації вхідних документів | 3 роки.Ст. 122 | З роки | ||||||
| 24 | Журнал (картотека) реєстрації вихідних документів | 3 роки.Ст. 122 | З роки | ||||||
| 25 | Журнал (картотека) реєстрації пропозицій, заяв і скарг членів профспілки | 5 років.Ст. 124 | 5 років | ||||||
| 26 | Журнал (картотека) реєстрації особистого прийому членів профспілки | 3 роки.Ст. 125 | З роки | ||||||
| 27 | Журнал обліку і видачі печаток і штампів | 3 роки.Ст. 1034 | З роки | ||||||
| 28 | Списки членів профкому, ревкомісії, активу | 75 років.Ст. 1238 | 75 років | ||||||
| 29 | Номенклатура справ первинної профспілкової організації | Постійно.Ст. 111а | До заміни новою | ||||||
| 30 | Описи справ профорганізації, переданих до відомчого архіву (архіву підприємства, установи) | 3 роки.*Ст. 137б | 3 роки* | * Після знищення справ | |||||
| 31 | Акт приймання-пере-давання документів у разі зміни голови первинної профспілкової організації | Постійно.Ст. 45а | До ліквідації організації | ||||||
| Бухгалтерський облік | |||||||||
| 32 | Інструкції, вказівки, листи з питань фінансової роботи, бухгалтерського обліку та звітності | До заміни новими.Ст. 20б | До заміни новими | ||||||
| 33 | Кошториси прибуткові та видаткові та розрахунки до них (річні) | Постійно* Ст. 193а | 10 років* |  * За місцем розроблення в інших організаціях — доки не мине потреба |
|||||
| 34 | Штатні розписи та переліки змін до них | Постійно.Ст. 37а | 75 років | ||||||
| 35 | Річні фінансові звіти | Постійно.Ст. 3116 | До ліквідації організації | ||||||
| 36 | Звіти з напрямів фінансово-господарської діяльності профорганізації (квартальні) | 3 роки*Ст. 31 їв | 3 роки* | * За відсутності річних — до ліквідації організації | |||||
| 37 | Касові, меморіальні, банківські документи з усіма додатками до них (рахунки, накладні, квитанції, акти, доручення, договори, авансові звіти тощо) | 3 роки.*Ст. 336 | 3 роки* | * За умови завершення перевірки державними податковими органами, а також проведення ревізії | |||||
| 38 | Журнал реєстрації банківських доручень | 3 роки*Ст. 352г | 3 роки* | * Те саме | |||||
| 39 | Журнал реєстрації прибутково-видаткових документів | 3 роки*Ст. 352г | 3 роки* | * Те саме | |||||
| 40 | Книги матеріально-господарського обліку профорганізацій і підвідомчих організацій | 3 роки*Ст. 352в | 3 роки* | * Те саме | |||||
| 41 | Довіреності на одержання грошових сум і товарно-матеріальних цінностей | З роки*Ст. 319 | 3 роки* | * Те саме | |||||
| 42 | Головна книга (Журнал-головна) | 3 роки*Ст. 351 | 3 роки | * Те саме | |||||
| 43 | Акти ревізій фінансово-господарської діяльності профорганізацій, податкових та інших перевірок, документи до них (довідки, доповідні записки тощо) | 5 років.Ст. 341 | 5 років | ||||||
| 44 | Листування про фінансово-господарську діяльність (про облік фондів, про приймання, передавання, списання матеріальних цінностей тощо) | 3 роки.Ст. 349 | З роки | ||||||
| 45 | Особові рахунки (розрахункові відомості) штатних працівників профорганізації (відомості на видачу заробітної плати) | 75 років.Ст. 317а | 75 років |
– |
|||||
У разі наявності у первинній профспілковій організації штатних пра¬цівників у номенклатурі також передбачаються такі справи з кадрового діловодства:
| Перелік справ | Термін зберігання |
| Постанови при прийняття, переведення, звільнення, сумісництво працівників, про матеріальну допомогу | 75 років. Ст. 166 |
| Посадові інструкції працівників | Постійно* Ст. 42а |
| Особові справи працівників | 75 років. Ст. 493в (керівників — постійно) |
| Особові справи працівників, яких звільнено | 75 років. Ст. 493в |
| Особові картки (Форма П-2) | 75 років. Ст. 499 |
| Трудові книжки | До запитання, не затребувані — не менш як 50 років. Ст. 508 |
_____________________________________________
Примітки до номенклатури справ
- Строки зберігання документів (графа 3) встановлені відповідно до Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів їх зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 та зареєстрованого Міністерством юстиції України як нормативно-правовий акт 17.04.2012 за № 571/20884.
- Позначка «ЕПК» (експертно-перевірна комісія) означає, що частина таких документів може мати науково-історичне значення і в установленому порядку повинна передаватися до державного архіву (за рішенням експертно-перевірної комісії державного архіву).
- Документи, зазначені в примірній номенклатурі справ під № 37, 38, 39. 40, 41, 42, згідно з п. 2.11 Вказівок до Переліку типових документів, можуть знищуватися за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а також проведення ревізії.
У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ такі документі: зберігаються до ухвалення остаточного рішення.
4. Строк зберігання документів, які пов’язані із соціальним захистом громадян і можуть бути використані для підтвердження прав громадян на виплату пенсій, різних видів матеріальної допомоги та компенсацій, наприклад особові справи, розрахунково-платіжні відомості працівників, документи про надання
грошової допомоги, щодо обрання на посади тощо тепер зберігатимуться 75 років без урахування віку працівника на момент його звільнення, як це було визначено Переліком 1998 року.
Додаток 2
Примірний перелік справ цехової профспілкової організації
| № з/п | Перелік справ | Строк зберігання | Примітки |
| 1 | Постанови зборів первинної профорганізації, профспілкового комітету (копії) | Доки не мине потреба | |
| 2 | Протоколи зборів цехової профорганізації та документи до них | Доки не мине потреба | |
| 3 | Протоколи засідань цехового комітету та документи до них | Доки не мине потреба | |
| 4 | Документи комісій цехового комітету (профбюро) | 5 років | Справи можуть заводити окремо на кожну комісію |
| 5 | Облікові картки членів профспілки | До зняття з обліку | У разі надання цехкому права ведення обліку членів профспілки |
| 6 | Акти про знищення облікових карток | З роки |
Примітка. Профгрупорги, як правило, ведуть діловодство у щоденнику, який може містити такі розділи:
- Список членів профгрупи (із зазначенням необхідних біографічних та інших даних).
- Список керівництва та активу профгрупи.
- Плани роботи.
- Виконання пропозицій та зауважень, висловлених на зборах.
- Виконання рішень зборів профгрупи й профкому.
- Протоколи зборів профгрупи (зазначають дату проведення, порядок денний, прізвища виступаючих і прийняті рішення).
- Облік доручень членам профгрупи.
- Облік заходів, проведених у профгрупі.
- Список дітей дошкільного та шкільного віку членів профгрупи.
- Оздоровлення та відпочинок членів профгрупи та їхніх дітей.
- Облік заохочень членів профгрупи.
- Надання матеріальної допомоги членам профгрупи.
Профгрупорг веде цей щоденник і зберігає його впродовж усього звітного періоду, після чого передає його новообраному профгрупоргу.