Акти складають за підсумками проведення ревізій, обстежень та ін­вентаризацій, передавання товарно-матеріальних цінностей або справ у разі зміни (переобрання) голови первинної профспілкової організації.

Акт — це документ, складений групою осіб, переважно комісією, що під­тверджує встановлені ними факти або події щодо діяльності профкому. Акт може бути оформлений на загальному бланку первинної профспілкової ор­ганізації або на чистому аркуші паперу. За потреби в акті може зазначатися підстава для його видання, кількість примірників та їх місцезнаходження.

Датою акта є дата події, що підтверджується актом. Заголовок акта має відтворювати стислий зміст тексту або питання, з якого проводилась перевірка чи обстеження, та граматично узгоджуватися зі словом «акт». Наприклад:

— Акт приймання-передавання справ;

— Акт про знищення печаток і штампів;

— Акт обстеження умов праці;

— Акт ревізійної комісії.

Текст акта містить три частини: вступну, констатуючу та підсумкову. У вступній частині робиться посилання на документ, що став підставою для проведення перевірки чи роботи комісії (наказ, рішення тощо). На­приклад: Підстава: постанова профкому.

Склад комісії зазначають з нового рядка без абзацного відступу. На­приклад:

Складений комісією:

Голова                                    Посада                      Прізвище, ініціали.

Члени комісії:                           Посада                      Прізвище, ініціали.

Посада                      Прізвище, ініціали.

Якщо під час роботи комісії запрошували інших посадових осіб, то це оформлюють так:

Присутні:                                Посада                      Прізвище, ініціали.

Посада                      Прізвище, ініціали.

Прізвища членів комісії і присутніх розташовують за алфавітом.

У констатуючій частині акта подають відомості про період роботи ко­місії, її мету, завдання, сутність встановлених фактів. У заключній час­тині подають висновки та пропозиції членів комісії. Підсумкова частина акта не є обов’язковою. Акт може закінчуватися констатацією фактів.

У кінці тексту з нового рядка без абзацу зазначають кількість примір­ників акта та їх місцезнаходження, адресатів, яким надіслано акт. Кіль­кість примірників акта визначається практичною потребою. Ця частина акта також не є обов’язковою. У разі наявності додатків роблять поси­лання на них.

Акт підписують голова і всі члени комісії в тій самій послідовності, в якій подано прізвища у вступній частині, але без зазначення посад.

Якщо хтось із членів комісії не згоден зі змістом акта, то його особли­ва думка оформлюється у вигляді додатка. При цьому підпис слід допо­внити застереженням, у якому зробити посилання на додаток.

На актах, що фіксують факти витрачання грошових коштів і вико­ристання матеріальних цінностей, а також у випадках, передбачених нормативно-правовими документами, підпис особи, яка склала акт, або особи, що його затвердила, засвідчують відбитком основної круглої пе­чатки організації.

• У разі зміни (переобрання) голови первинної профспілкової організації всі справи первинної профспілкової організації передаються від одного ке­рівника профорганізації до іншого за актом приймання – передавання справ. Акти формують в окрему справу, яку вносять до номенклатури справ профорганізації за відповідний рік.

Акт приймання-передавання справ у разі зміни голови первинної проф­спілкової організації містить дані:

—про кількість членів профспілки, що їх об’єднує первинна проф­спілкова організація, їх відсоток від кількості працюючих (учнів);

—виконання кошторису за профбюджетом;

—фінансовий стан профорганізації на перше число поточного місяця (залишок бюджетних коштів, стан розрахунків із дебіторами, кредито­рами, підзвітними особами тощо);

—залишок коштів у касі, який підтверджений актом ревізії каси;

—залишок коштів на поточному рахунку в банку на день приймання-передавання справ;

—наявність невикористаних чекових книжок, номерів невикориста­них чеків;

—передачу інвентарю, обладнання, матеріалів, які перебувають на балансі профспілкового органу;

—передачу облікових карток членів профспілки;

—кількість бланків профспілкових квитків із зазначенням їх номерів;

—наявність путівок до санаторіїв, будинків відпочинку, дитячих оздо­ровчих закладів тощо із зазначенням назв цих закладів, терміну дії і вар­тості путівок, підтверджених актом ревізії каси;

—наявність бланків суворої звітності;

—стан бухгалтерського обліку та звітності;

—період проведеної перевірки ревізійною комісією, вищим за під­порядкуванням органом, результати останньої ревізії, а також про вжиті заходи за висновками акта ревізії;

—кількість штатних працівників та фактичну їх наявність;

—наявність документів за номенклатурою справ (протоколів зборів, конфе­ренцій, засідань виборних органів, фінансових і статистичних звітів, докумен­тів з особового складу, актів про вилучення документів для знищення тощо);

—стан збереження архівних документів, наявність описів справ;

—передачу печатки, кутового штампа, бланків документів.

В акті приймання-передавання справ можуть відображатися й інші відомості.

• Акт підписують особи, які передають і приймають справи, а також представник від виборного органу, ревізійної комісії, профактиву та го­ловний бухгалтер (бухгалтер, скарбник) профорганізації.
• У разі наявності в осіб, які беруть участь в оформленні приймання-передавання справ, зауважень до окремих пунктів акта, ці зауваження викладаються письмово та оформлюються у вигляді додатка до акта.
•   Акт приймання-передавання справ розглядають і затверджують на засіданні профспілкового комітету.
• Акт складають у трьох примірниках. Перший примірник зберігають у справах первинної профспілкової організації, другий — надсилають ви­щому за підпорядкуванням органу профспілки, третій — видають колиш­ньому керівникові профспілкової організації, який передавав справи.